RDC : L’ONG MSI recrute un directeur administratif et financier

Ci-dessous, l’intégralité de l’offre d’emploi.

Informations générales sur le rôle

Titre du poste : Directeur Administratif et Financier

Sous la responsabilité de : Directeur Pays

Années d’expérience requises : 5-7 ans d’expériences en gestion financière et administrative

Lieu : Kinshasa

Responsabilité budgétaire ? Oui

Des rapports directs ? Oui

À propos de MSI

MSI Reproductive Choices (MSI) est une organisation internationale qui fournit aux femmes et aux adolescentes des services de Santé Reproductive (SR) personnalisés et de haute qualité dans 37 pays. Ces services donnent aux femmes le pouvoir de choisir quand elles auront des enfants, afin qu’elles soient libres de poursuivre leurs projets et leurs rêves pour elles-mêmes et leurs familles. En 2020, 32,6 millions de personnes ont utilisé une méthode de contraception fournie par MSI et 12,8 millions de personnes ont bénéficié de services de SR de qualité grâce à MSI, ce qui a eu pour impact :

• 13,4 millions de grossesses non-désirées évitées ;
• 5,6 millions d’avortements dangereux évités ;
• 35 000 décès maternels évités.

MSI en République Démocratique du Congo (MSI RDC) fait partie du réseau de MSI et est le plus récent programme national. MSI RDC a pour objectif d’assurer que toutes les personnes qui le souhaitent puissent avoir accès à des services de contraception moderne abordables et puissent choisir la méthode la plus appropriée pour répondre à leurs besoins.
MSI RDC a commencé à fournir des services de SR en novembre 2018 à Kinshasa et dans la province de Tshopo. Ses activités ont depuis été étendues dans ces deux provinces et également été initiées au Kwilu. MSI dispose d’un bureau provincial dans chacune de ces trois provinces.

La Fonction

En travaillant étroitement avec les autres directions, le/la DAF assure une gestion de MSI RDC conforme aux normes globales de l’organisation. Vous êtes le garant de la mise en place d’un système de contrôle interne efficace. Vous vous assurerez du respect des normes fiscales locales et celles des bailleurs de fonds. Vous serez chargé de l’analyse de données, la participation au SMT (Senior Management Team), et de faire des propositions d’aménagements basées sur des analyses pertinentes

Le rôle

Le/la DAF appuie les programmes pays par une gestion de qualité. Il/elle assure une performance financière permettant une croissance durable. Le/la DAF sera supervisé par la Directeur Pays, et travaillera en étroite collaboration avec la Direction Régionale des finances de MSI Afrique. Le/la DAF de la RDC est responsable du suivi du budget global. Le/ la DAF s’assure que les systèmes financiers répondent aux standards des bailleurs de fonds, à ceux de MSI Global ainsi qu’à la règlementation locale

Présentation du rôle et responsabilités principales

1. Participer à la direction de MSI RDC

• Être un membre actif de l’équipe de direction (SMT) de MSI RDC : élaborer le planning annuel, les stratégies, les budgets et les projets afin d’atteindre les objectifs de l’organisation
• Participer aux évaluations des performances financières et programmatiques mensuelles, trimestrielles et annuelles
• Mettre en place une culture de gestion transparente et une approche professionnelle au sein de l’organisation

2. Assurer la gestion financière du programme

• Elaborer le budget annuel du programme en collaboration avec les autres départements
• Contrôler la trésorerie du programme et assurer la conformité des dépenses par rapport au budget
• Effectuer les demandes de fonds mensuelles auprès du siège de MSI à Londres
• Élaborer mensuellement un rapport d’information de gestion (management Reporting pack) de haute qualité, le soumettre à l’approbation du SMT et le transmettre au siège à Londres.  
• Élaborer et transmettre mensuellement les analyses des performances financières et des statistiques à tous les directeurs, en mettant l’accent sur les points critiques et qui nécessitent un suivi particulier
• Effectuer trimestriellement une évaluation de la performance financière par centre de coût
• Appuyer les autres membres d’équipe dans la compréhension et dans l’interprétation des indicateurs et des rapports financiers
• Vérifier et cosigner les chèques, les transferts, les virements et les paiements électroniques
• Élaborer les états financiers annuels conformément à la réglementation nationale en vigueur
• Coordonner les audits financiers externes et internes et assurer que toutes les recommandations d’audit sont mises en application dans les délais requis
• Veiller à la transmission des rapports financiers de haute qualité exigés par les autorités nationales.

3. Assurer la gestion comptable et la fiscalité

• Veiller à la bonne tenue de tous les registres comptables
• Veiller à l’enregistrement exact et la codification de toutes les opérations comptables dans SUN System
• Vérifier que tous les comptes du bilan du programme sont réconciliés
• Effectuer le suivi mensuel des débiteurs et des créditeurs
• Effectuer le recouvrement des créances auprès des débiteurs
• Effectuer le règlement des factures de l’organisation auprès des fournisseurs et prestataires de service et le paiement des avances
• Vérifier toutes les réconciliations bancaires préparées par l’assistant financier et les cosigner
• Assurer le paiement des salaires à temps
• Vérifier la réconciliation du registre de paie avec le livre journal général
• Assurer le reversement des cotisations sociales et des retenues auprès des institutions concernées
• Assurer le suivi du renouvellement de l’arrêté interministériel pour les exonérations

4. Assurer la gestion financière des projets financés par les bailleurs de fonds

• Élaborer les budgets des nouveaux projets en collaboration avec le Directeur des Opérations
• Assurer le suivit les entrées des fonds en provenance des partenaires financiers et assurer que les dépenses soient conformes aux engagements contractuels
• Élaborer les rapports financiers conformes et exacts dans les délais pour les bailleurs de fonds
• Mettre en place un bon système de suivi budgétaire
• Assurer le suivi des dépenses imputées et leur éligibilité par rapport aux budgets et accords avec les bailleurs et partenaires et faire des propositions pertinentes d‘actions correctrices aux responsables et à la Représentante Résidente.

5. Assurer le contrôle interne

En collaboration avec le directeur des opérations

• Assurer l’actualisation et la mise-en-œuvre des systèmes, des procédures et des politiques transparents de gestion financière, conformément aux normes nationales, internationales et de MSI
• Mettre en place un système de contrôle interne des caisses, stocks, du patrimoine et autres biens d’actifs immobilisés
• Identifier les insuffisances du contrôle interne et développer des systèmes et des procédures pour y remédier
• Réviser la valeur nette des biens d’actifs immobilisés en fonction de la durée de vie utile des biens
• S’assurer que tous les cadres de MSI RDC comprennent les politiques financières, les procédures et les systèmes financiers de l’organisation.
• Effectuer les visites périodiques de contrôle au sein des centres de prestation de services.

 6. Assurer la gestion administrative

• Veiller à mettre en place un système efficace et efficient de prise en charge médicale du personnel
• Veiller au renouvellement des contrats d’entretien des systèmes informatiques et des équipements
• Veiller à la conformité des accords de MSI avec la réglementation nationale
• S’assurer que MSI respecte les obligations légales nationales
• Veiller au respect de procédures administratives et financières

7. Assurer le développement du personnel

• Superviser les membres du personnel sous sa direction : établir les priorités, suivre la performance, réaliser le coaching, assurer la motivation, identifier les besoins de formation et assurer le renforcement des compétences.
• Appuyer le recrutement du personnel dans les équipes de finances

8. Contribuer à la promotion et au marketing de MSI RDC 

• Promouvoir les services de MSI RDC auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général
• Suggérer des innovations dans les services
• Promouvoir la visibilité et le bon usage de la marque de MSI RDC
• Exécuter d’autres activités en relation avec le poste à la demande du Directeur Pays.

Qualifications requises

• Diplôme d’état + 4/5 années d’étude en finances, comptabilité, gestion financière ou tout diplôme reconnu équivalent
• 5-7 ans d’expériences en gestion financière et administrative
• Expérience dans le secteur commercial privé et/ou le secteur non gouvernemental
• Expérience confirmée en matière d’application des systèmes de contrôle de coût, d’amélioration et de développement de projets
• Expérience en gestion financière avec une responsabilité en matière budgétaire
• Expérience dans le développement d’équipe avec l’utilisation des outils de gestion du rendement et des indicateurs clé de performance
• Motivation et volonté, avec capacité de diriger et inspirer le personnel
• Une expérience confirmée dans le développement et la mise en application des systèmes et les procédures de comptabilité et de finance
• Expérience avérée avec les bailleurs institutionnels, et dans la préparation des rapports (HCDO, UN, PACKARD, Autres Fondations, etc)
• Maitrise du logiciel de comptabilité d’engagement (SUN, ou similaire)
• Maitrise de MS Office (Word, Power Point, Outlook) et particulièrement d’Excel avancé, niveau tableau croisé dynamique et fonction somme si (ESSENTIEL) :
• Expérience de gestion d’équipe, coaching, et formation
• Connaissance du français (ESSENTIEL) – Anglais (ATOUT MAJEUR)

Qualités personnelles

• Fervent défenseur de la liberté de choix, de la cause de la planification familiale et du droit à l’avortement sans risque (Accès aux soins complets d’avortement centrés sur la femme),
• Énergie, dynamisme et engagement inébranlable pour la mission de MSI, avec la capacité de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres en accord avec la mission de MSI,
• Passionné par les clients de MSI, il s’efforce de satisfaire et de dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout et en s’assurant que nous fournissons des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels,
• Capacité à influencer les parties prenantes clés à tous les niveaux, tant en interne qu’en externe.  Un véritable ambassadeur de MSI,
• Capacité à travailler de manière indépendante et à être motivé pour définir des buts et des objectifs,
• Capacité à prendre des initiatives et à obtenir des résultats avec une supervision limitée,
• Passion pour l’excellence du service et l’amélioration de la qualité,
• Hautement motivé, style de travail collaboratif, esprit créatif, très haut niveau d’intégrité et fort sens éthique,
• Capacité à voyager, parfois dans des environnements fragiles et conflictuels, dans des délais très courts.

Comportement du membre d’équipe MSI

Travailler à l’unisson au sein de MSI

• Vous contribuer à utiliser et partager des données et des preuves exactes pour améliorer la compréhension, la connaissance et la prise de décisions à travers MSI, nous permettant d’optimiser notre capacité à influencer les autres.
• Vous partagez les connaissances, l’expertise et les ressources appropriées pour renforcer l’esprit d’équipe et éviter la duplication des efforts.
• Vous travaillez activement au sein d’une équipe, fournissant soutien et souplesse aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et cultures.

Vous faites preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

• Vous assumez la responsabilité des décisions que vous prenez et des comportements que vous adoptez.
• Vous êtes courageux, remettant les autres en question et prenant des risques de manière appropriée et maitrisée.

Développement et croissance

• Vous sollicitez des commentaires afin d’avoir une plus grande conscience de vous et en fournissez de même aux autres d’une manière qui les pousse à être encore plus efficaces.
• Vous gérez votre développement de carrière, ce qui inclut la mise à jour régulière de vos connaissances et compétences.

Atteindre l’excellence, toujours

• Vous vous efforcez à toujours satisfaire et dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout, et mettez-en œuvre des façons plus intelligentes et plus efficaces d’accomplir votre tâche.
• Vous construisez et maintenez des relations de travail efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes et êtes un véritable ambassadeur de MSI.

Leadership (cadres et responsables hiérarchiques uniquement)

• Vous inspirez les individus et les équipes, par le biais d’un leadership adapté aux situations, en offrant une orientation claire.
• Vous cherchez et offrez des possibilités qui motivent les membres d’équipe, contribuant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant les talents et la relève à disposition.
• Vous êtes au courant des derniers développements dans notre secteur, faisant preuve de connaissances stratégiques sur nos clients et nos affaires et vous encouragez ceci au sein de votre équipe.
• Vous formuler une vision de l’avenir qui inspire et stimule les autres.

Valeurs fondamentales de MSI

• Conduite par une mission : Avec l’engagement inébranlable, nous existons pour donner l’autonomie des femmes et des hommes à avoir des enfants par le choix et non par surprise.
• Centré sur le client : Nous sommes passionnés de nos clients et consacrons nos efforts à l’atteinte de nos objectifs convenus avec la plus haute qualité possible
• Redevabilité : Nous sommes responsables de nos actions et prenons la responsabilité de tout ce que nous faisons pour assurer la durabilité à long terme et l’impact croissant.
• Courageux : Nous recrutons et gérons les talents, passionnés et courageux qui ont le courage pour pousser des défis, de prendre des décisions dures et défier d’autres conformément à notre mission.
• Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.
• Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l’équipe peut s’épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.

Postuler

Date de clôture : (20 janvier 2023).

Poste basé à Kinshasa   

Durée du contrat : 01 an avec possibilité de renouvellement si résultats satisfaisants

Salaire : compétitif (contrat de droit congolais)

Le dossier doit être composé :

• D’une lettre de motivation (maximum 2 pages) expliquant comment vos compétences et vos expériences répondent aux exigences du poste et votre engagement pour la mission de MSI.
• D’un CV pertinent (maximum 4 pages, mettre les détails nécessaires éventuels en annexe) 
• Une liste de 3 références professionnelles avec émail et numéros de téléphones.
• Une attestation de bonne vie et mœurs
• Merci d’envoyer votre demande à l’adresse : drcrecruitment@mariestopes.org et à Stephanie.Matondo@mariestopesrdc.org avec mention en objet : « Directeur Administratif et Financier ».

MSI RDC garantit l’égalité des chances pour chacun, promouvant la diversité de son équipe. Nous avons une politique de tolérance zéro pour les pots-de-vin et la corruption et n’acceptons aucun paiement dans le cadre de notre processus de recrutement. Veuillez nous informer, via notre politique de prise de parole, si vous rencontrez un problème lors du processus de recrutement en appelant le +243810707772 ou le +44191516 77 56 ou via notre e-mail : speakingup@safecall.co.uk

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